Responsable Administratif et Financier de la Direction Petite Enfance et Jeunesse

• INTITULE DU POSTE (EMPLOI) : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA DIRECTION PETITE ENFANCE ET JEUNESSE

• MISSIONS :
– REGISSEUR RESTAURATION SCOLAIRE
– GESTION BUDGETAIRE DE LA DIRECTION
– GESTION DES PRESTATIONS INFORMATIQUES
– GESTION DES PORTAILS FAMILLES – ORGANISATION ET SUIVI DES INSCRIPTIONS SCOLAIRES

• SERVICE : DIRECTION PETITE ENFANCE ET JEUNESSE

• TEMPS DE TRAVAIL 100%

ACTIVITES PRINCIPALES :

Régies d’avance et de recette de la restauration, des activités scolaires et de la Petite Enfance :
– Gérer les opérations de facturation de la restauration scolaire, des activités scolaires et de la Petite Enfance auprès des convives et familles, avec l’appui des assistantes de la Direction
– Assurer le suivi comptable et administratif de la régie en lien avec les services du Trésor public, le compte DFT et la direction des finances de la ville
– Assurer la relation avec les usagers (contentieux, relances, communications relatives à l’utilisation du portail familles),
– Prévisions des réservations et des effectifs, volumes des repas
– Suivi comptable des impayés, au moyen de tableau de bord en lien avec la DIRFI et le TP dans le cadre de la gestion du contrat de DSP

Assurer la liaison avec le CCAS (en cas de prise en charge pour des familles en difficulté financières et/ou administratives)

Contribuer à la gestion du portail familles :
– Assurer le rôle de chef de projet dans la gestion des portails familles
– Assurer l’interface avec la Dinum et le prestataire Abelium pour le paramétrage et les demandes d’interventions relatif au fonctionnement du portail familles,
– Produire des éléments d’information sur les activités du service via les portails familles
– Assurer la diffusion des éléments de communication via le portail familles
– Gestion de la BAL inscriptionscolaire@mairie-labaule.fr et son archivage

Gestion financière et administrative du service :
– Assurer la gestion des recettes et des dépenses (facturation pour le service : restauration scolaire, entretien, prestations de services, fournitures…), pour tous les budgets de la ville en fonctionnement et investissement
– Superviser, avec les assistantes administratives et les responsables de la direction pour ce qui les concerne, la facturation, le paiement et le suivi des règlements
– Participer à la préparation budgétaire annuelle et au suivi des crédits consommés en cours d’année
– Garantir la mise en place des tableaux de bord de la direction et en assurer le suivi
– Contribuer à la programmation et à la mise en œuvre des délibérations du Conseil municipal
– Contribuer à la préparation et l’élaboration des documents relatifs aux réunions et commissions de la direction (Commission restauration, CCEB, Réunion de rentrée…)

Marchés publics, Conventions et contrats :
– Contribuer à l’élaboration des marchés publics,
– Assurer le suivi de la mise en place des marchés publics du service en lien avec la DIRFI et les prestataires au moyen de la création de tableaux de gestion
– Elaborer et suivre les conventions avec les prestataires externes et écoles privées
– Suivre la mise en œuvre des finances relatives à ces conventions au moyen de tableaux de gestion
– Assurer le suivi des commandes et des engagements (bons de commandes)

Organiser et suivre les inscriptions scolaires et participer à l’instruction des inscriptions dans les structures Petite Enfance :
– En collaboration avec l’assistante administrative superviser la gestion des inscriptions scolaires en lien avec les directions scolaires, préparer les commissions de dérogations et traitement de l’ensemble des tâches afférentes
– Participer à l’instruction des enfants dans les structures Petite enfance en coordination avec la responsable du pôle Petite Enfance, la responsable de la crèche familiale, l’animatrice du RPE et l’assistante du pôle
– Assurer une veille et une analyse quant à l’évolution des effectifs et en rendre compte à la Direction en étant force de proposition
– En concertation avec la direction et le service communication, suivre les relations et la communication auprès des familles et des représentants des parents d’élèves
– Management du service : organiser le travail de l’assistante administrative de du service et en coordination avec la respaonble du pôle petite enfance et son assistante

Assurer l’interface avec les services et prestataires informatiques (Dinum, Syxpériane) :
– Dotations de déploiements de matériels, les aspects techniques, gestion de périphériques, tablettes de pointage,
– Assurer l’appui technique auprès des collaborateurs et collaboratrices du service
Effectuer l’évaluation de l’assistante du service

ACTIVITES SECONDAIRES, ACCESSOIRES, SAISONNIERES :

Suppléer en polyvalence avec l’assistante administrative :
• Gestion administrative des conseils d’écoles : Sollicitation des directions scolaires et des élus pour les convier
• Réception et enregistrement des invitations et des comptes rendus des conseils d’écoles (Renseignement de la base de données)
• Suppléance des autres activités du service et de la direction

CONTRAINTES ET ENVIRONNEMENT SPECIFIQUE DU POSTE :

• Sujétions spécifiques (horaires, manifestations le soir ou le week-end, etc.) : Réunions, commissions, cérémonies ou manifestations spécifiques susceptibles d’entrainer des horaires décalés.
• Exposition à des risques particuliers en matière de santé et de sécurité : non
• Eligible au télétravail : oui

INDICATEURS D’ACTIVITE :

Tableaux de gestion liées à toutes les missions, synthèse des suivis de projets, arrêtés de fin de mois des régies, statistiques, mailing

SAVOIRS :
• Sens des responsabilités et du service rendu au public
• Capacité à hiérarchiser ses activités et à anticiper
• Participer à la démarche d’amélioration continue, dans le cadre de ses missions
• Maitrise du fonctionnement de la ville, des services et des établissements scolaires
• Connaissance des procédures administratives en vigueur en mairie et dans l’Education nationale
• Connaissance du contrat DSP et des contrats du service
• Maitrise des règles comptables et gestion financière
• Maitrise des logiciel ATAL, PowerPoint (toutes les commissions font l’objet d’une présentation PPT) et ASTRE, Abélium
• Maîtrise des outils informatiques
• Connaissances de l’environnement lié à la Petite Enfance

SAVOIR FAIRE :
• Capacité à s’organiser, à prendre des responsabilités et à rendre compte
• Diplomatie et goût pour les relations humaines.
• Autonomie et disponibilité
• Rédaction, synthèses, tableaux de bord
• Expertise informatique
• Capacité au travail en équipe et à la transversalité
• Compétences professionnelles et techniques dans son domaine d’activité
• Analyser des besoins
• Coordonner son action avec les autres responsables de service
• Conseiller sa hiérarchie sur l’organisation et les moyens à mettre en œuvre

SAVOIRS-ETRE :
• Capacité à communiquer et à écouter
• Capacité à coopérer et à s’intégrer à un collectif de travail
• Réactivité, rigueur
• Bon rédactionnel
• Pilotage de projets
• Sens de la relation et du service public
• Capacité à s’organiser, à prendre des responsabilités et à rendre compte
• Diplomatie et goût pour les relations humaines
• Autonomie et disponibilité
• Réactivité et initiative
• Capacité à gérer des situations difficiles

Merci de postuler via Emploi Territorial
CV + LM

Pour toutes questions : 02 51 75 75 60

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.