Fonctionnement des Comités Consultatifs de Quartier
I – Administration
Le Cabinet du Maire est chargé de l’administration des CCQ : envoi des convocations et des comptes‑rendus, réservation des salles municipales.
II – Fréquence
Chaque président détermine la fréquence des séances de son CCQ. Toutefois, deux réunions par an semblent un bon rythme, par exemple au début du printemps et à l’entame de l’automne. Chaque président est libre de réunir son CCQ à chaque fois que cela lui semble nécessaire, en entier, en partie ou par secteur, selon l’actualité et les impératifs locaux.
III – Préparation de la réunion
Le président fixe suffisamment à l’avance la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour et en informe le Cabinet. Si la réunion se tient dans une salle municipale, le Cabinet en vérifie la disponibilité, la réserve et s’assure de l’équipement nécessaire. En cas d’impossibilité, une nouvelle date est proposée. Si un chef de service doit intervenir, le Cabinet vérifie sa disponibilité. Le Cabinet envoie ensuite la convocation et l’ordre du jour par mail à tous les membres concernés, avec un rappel deux ou trois jours avant.
IV – Tenue de la réunion
Le président vérifie avant la réunion que tout est en place. Un participant est désigné ou se porte volontaire pour la prise de notes servant à la rédaction du compte‑rendu. Chaque président définit le format : durée, déroulé, prise de parole… Une durée d’1h30 est recommandée. Déroulé indicatif :
- Présentation de l’actualité municipale, des projets à venir et des travaux en cours, au niveau communal et du quartier (± 30 min)
- Expression des membres : problèmes, difficultés, idées, suggestions (± 30 min)
- Échanges libres (± 30 min), éventuellement autour d’un café ou d’un pot.
V – Compte‑rendu de la réunion
Les notes servent à rédiger le compte‑rendu, par le président ou par la personne ayant pris les notes. En cas de difficulté, elles sont envoyées au Cabinet qui se charge de la rédaction. Le Cabinet met en page, puis envoie le document :
- à chaque membre du CCQ concerné
- aux cinq autres présidents de CCQ
- à chaque adjoint au maire
- au Maire Cette diffusion garantit la transversalité des informations.
VI – Information des CCQ
Lorsqu’un projet structurant concerne un quartier, l’adjoint au maire concerné informe le président du CCQ afin d’envisager une consultation.
VII – Divers
Une harmonisation des méthodes de travail peut être recherchée entre les six CCQ, tout en conservant l’autonomie de chacun. Chaque président est libre des outils et méthodes utilisés pour animer son groupe.
