Descriptif de l'emploi
Sur le volet Maison de la vie associative Antoine de Saint Exupéry :
– Rédiger et mettre à jour les fiches associations (recueil des données, membres du bureau, année de création, statut, assurances, …)
– Assurer le suivi, le classement et l’archivage des dossiers physiques et dématérialisées dans le respect de l’arborescence de la Direction
– Gérer l’agenda des « Rendez-vous association » auprès des élus et du responsable
– Centraliser et répondre aux demandes des associations : courriers, mails, portail citoyen pour préparer un premier niveau de réponse
– Aider à la préparation administrative, technique des dossiers et des réunions internes et externes avec les associations
– Tenu du secrétariat de la Maison de la vie associative
– Assurer une veille sur la création d’outils et l’accompagnement des associations dans leurs démarches
– Réaliser et mettre à jour des documents « Foire aux questions », guide pratique internes et à destination des associations
– Aider à la réflexion et la coordination des projets mis en place dans la Maison de la Vie Associative Antoine de Saint-Exupéry
– Assurer le suivi et les demandes de devis pour l’organisation de formations à destination des associations
– Réaliser des outils administratifs et des tableaux de bord de suivi statistique
– Gérer la mise en place des affichages, des dépliants des associations dans l’espace documentaire et gérer les stocks,
– Aider à la préparation et participer aux événements de la Maison de la vie associative (Soirée des associations, guide des associations, animations auprès des associations…)
– Aider à l’actualisation des catalogues des salles communales, plans d’implantation, règlement des salles et procédures de la Direction
Sur le volet de la Direction de la démocratie participative, relations citoyennes :
– Aider à la centralisation administrative des échanges et prépare les réponses aux courriers, mails, demandes émanant du portail citoyen des administrés sur les sujets de la Direction
– Aider à la préparation administrative et technique des dossiers et des réunions internes et externes auprès des usagers
Missions / conditions d'exercice
Mission de communication de proximité
· Participation aux opérations de boîtage des courriers usagers
Subsidiarité avec les autres assistants administratifs du service durant les périodes d’absence :
· Assure l’accueil de la Maison de la Vie associative en l’absence de l’agent titulaire
· Assure la réception, tri et transmission du courrier arrivée/départ en renfort de la titulaire et en cas d’absence du secrétaire administratif sur le site de l’Hôtel de Ville lors de permanence
· Assure un renfort de la gestion administrative et informatisée des demandes/réservation de salle (bon d’intervention, bon de travaux sur ATAL) en cas d’absence du gestionnaire de salle
· Assure la réalisation, le suivi et relances des facturations des réservations des salles communales sous le contrôle de la responsable hiérarchique
· Assure le suivi et l’élaboration des conventions de mise à disposition des locaux pour le bénéfice des associations en renfort de la titulaire et en cas d’absence
· Assure les envois de mails et/ ou de courriers pour les jeunes du Conseil Municipal des Jeunes et les jeunes du Conseil des Jeunes Adultes en renfort de la titulaire et en cas d’absence
Sujétions spécifiques (horaires, manifestations le soir ou le week-end, astreintes etc.) :
– Présence obligatoire lors de la soirée, du forum des associations, et lors des animations auprès des associations
– Mobilité sur deux lieux d’exercice : Maison de la vie associative et hôtel de ville
Profil recherché
SAVOIR
– Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office et Outlook)
– Logiciels internes ATAL, ASTRE, PORTAIL CITOYEN Maîtrise de l’orthographe et des règles de secrétariat
– Connaissance des procédures budgétaires et financières
– Connaissances dans le classement et l’archivage
– Connaissances en comptabilité et analyse de données financières
– Connaissance de la fonction publique et des procédures internes à la collectivité
SAVOIR-FAIRE
– Connaissance du tissu associatif local
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité à rendre compte à la hiérarchie
– Excellent rédactionnel et capacité de synthèse
SAVOIR-ETRE
– Réactivité et tenue des délais
– Diplomatie et excellent relationnel
– Rigueur et organisation
– Être force d’initiative et de proposition
– Ouverture d’esprit et capacité à se former
– Confidentialité
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature à l’attention de M. Le Maire avec :
– Lettre de motivation
– C.V
– Dernier arrêté de position administrative
– Dernier entretien professionnel
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.